מדריך השכרת ציוד לאירועים

החלטתם "לצאת מהתלם"- מי צריך את האולמות והאמרגנים הממולחים??? נעשה הכל בעצמנו, איש באומנותו יחגוג! מזל טוב, נכנסתם לעולם ומלואו של השוואות מחירים, ריצות אחרי ספקים ובריחה מן הספק (שמא "דפקו" אתכם במחיר או שאולי "ידפקו" אתכם בשירות...).
 


למרות הפתיחה הפסימית הזו, ניתן בהחלט לצלוח השכרת ציוד לאירועים בצורה עצמונית ומושכלת. אמנם לא התחייבנו לבטל כאב ראש (בשביל זה יש אספירין), אבל לפחות ניתן למזער נזקים אפשריים כמו השכרת כלים לאירועים שמתבררת כ"לא כולל הובלה", או השכרת אוהלים לאירועים בהם פתאום ההרכבה מוסיפה 500 ₪ למחיר ביום האירוע (שתי הדוגמאות אגב לקוחות מניסיון אמת).
 
אז בבקשה, עשרת הדיברות של משכיר הציוד העצמאי:
 
1.      אנוכי הבוס- דברו איתי. אחד הסימנים של ספק השכרת ציוד לאירועים שאישית לא הייתי מתלהב ממנו הוא הנטייה לדבר דרך "מתווכים"- המשכירה, עובד זוטר וכו'. השיטה הזו מאפשרת לו "לנקות אחריות" ולהיות "גמיש" יותר בהבטחות (לטובתו כמובן). וודאו שאתם יודעים בדיוק את השם המלא ותפקידו המדוייק של האדם שמולכם לפני שסוגרים עניין.

2.      לא תדבר עם שותפים רבים – בהחלט לגיטימי שהמנהלן לא יבין כל כך בצד הטכני (מה ההספק של הגנרטור והאם זה יספיק לדרישות שלכם לדוגמא), אבל בסופו של דבר, בהתאם לסעיף א' (לא בכדי הוא ראשון...) המשא ומתן צריך להיות מול אדם אחד, עדיף פיזית (ולא דרך טלפון, ובוודאי שלא דרך מייל).

3.      כבד הסכמים, ודרוש אותם בכתב ובפירוט- המטרה של המדריך הזה היא שלא תזדקקו לכך, אבל מסמך כתוב הוא היחיד שמחייב משפטית.

4.      על שלושה יסודות נבראה השכרת ציוד- על ההובלה ועל ההרכבה ועל הפירוק (והניקוי). כל אחד מהנ"ל אמור להכלל בהצעת המחיר הסופית. רלוונטי במיוחד ב"אבות המזון" של אירועים, שדורשים גם הרבה עבודת הכנה לפני בשטח- השכרת אוהלים לאירועים וכו'. וודאו שגם הקיפול כלול וששעת האיסוף אינה מוקדמת מידי (כבר נודע לנו על ספקים שדרשו תוספת מחיר בגלל שהאירוע התאחר מעבר ל-12 בלילה).

5.      לא תפעיל בעצמך- האירוע הוא שלכם, ולמרות שעכשיו זה לא נראה ככה, המטרה היא להינות. לכן לא הגיוני שאתם תפעילו גם את הטאבון, גם את הגנרטור, גם את עמדת המוזיקה ובנוסף תטפלו בהגשה ובגנרטור.

6.      לא תשכח לגבי תקלות בלתי צפויות במהלך האירוע- כל סוג של ציוד, אפילו ה"טיפש" ביותר, יודע להתקלקל. גם אם המחיר לא כולל הפעלה (או סידור, או כל נוכחות של נציג הספק בשטח בזמן האירוע) וודאו ש"יש אבא"- מישהו יהיה זמין לפחות טלפונית (ובזמני הגעה סבירים) לטפל בבעיות בלתי צפויות.

7.      לא תשלם מחיר מופקע בעבור נזקים צפויים- גם אם שכחתם (נו נו  נו) לוודא מה המחיר של שבירת כוס, לא הגיוני שכוס יין פשוטה (בוודאי במקרה של ספק השכרת כלים לאירועים, שקונה אותן בסיטונאות) תעלה יותר מ-20-40 ₪.

8.      לא תשלם יותר משליש מחיר כמקדמה- נכון, הספק רוצה לדעת שלא תבטלו לו ברגע האחרון (הוא הרי דוחה הזמנות אחרות באותו התאריך), ויש גם הוצאות לפני האירוע. מצד שני, אם הוא כבר קיבל 90% מהשכר, יוצא שהוא עובד בעבור עשירית מהמחיר- למרות כל האמונה שלנו בבני אדם לא כולם נולדו קדושים.

9.      אין חכם כבעלי ניסיון- המלצות הן הכלי הטוב ביותר שלכם לוודא אמינות. בלי בושה- טלפון  של לקוחות עבר הוא בהחלט דרישה לגיטימית.

10.  לא תרבה בספקים- אולי הטיפ הכי טוב, והכי טריוויאלי במדריך הזה. טיפ שנכון לגבי כל סוג של השכרת ציוד לאירועים, וב"תכל'ס" לגבי כל סוג של אמרגנות. מצאתם ספק שמצא חן בעינכם? כזה עם המלצות כמו שצריך? אחד שמפרט מעצמו לגבי כל הסעיפים הנ"ל, בלי שתצטרכו למשוך אותו בלשון? נסו להזמין כמה שיותר שירותים ממנו "על הדרך". תתפלאו כמו ספקים מצאנו שמציעים שירותים וציוד "לא קשורים"- שילוב של די ג'יי יחד עם השכרת אוהלים לאירועים, שעטנז של השכרת כלים לאירועים יחד עם שירותי ניקיון ועיצוב... פחות ספקים=פחות סיכוי שמשהו ישתבש, בייחוד אם מדובר בשירותים קשורים (פלטה, עמודי תאורה ומאווררים נוטים לא לעבוד בלי גנרטור לדוגמא...)
 
המטרה של הכתבה הזו אינה להפחיד אתכם מהשכרת ציוד עצמונית- ההיפך, הליכה לפי כללי היסוד הללו תעזור לכם למנוע מפחי נפש לפני האירוע, ולהינות באמת ובתמים במהלכו. ולגבי כאב הראש- אספירין כבר הזכרנו?